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仕様書はExcelではなくWordで

最近、会社でExcelで書かれた仕様書を見た。なんだありゃあ。

仕様書をExcelで書くんじゃねぇ:アルファルファモザイク
仕様書をExcelで書く人 – @ITクラブ Cafe

「Excel 仕様書」で検索して出てきた記事をいくつか見てみた。やっぱり手を焼いている人が多いのね。

目的はあくまでも仕様書を作成する事であって、その目的に適したツールを選択するという事は間違ってない。ただ、Excelはあくまでも表計算ソフトであって、どう考えても図書作成には適してないと思うのね。
ドキュメントのレイアウト設定、表示スタイルの設定、目次の生成、表題・インデックスの作成、箇条書きの生成、内容の相互参照等、機能的な面で言えばどう見てもドキュメントを作成するにはWordの方が適切(別に一太郎でもいいけど)。逆に言えば、Excelで仕様書を作成するのはそれらの機能を使いこなせていないという事ではないかと。
また、Excelでは文書の論理構造が定義できないため、スタイルを一括で変更するといった事が難しくなってくるし、改行調整すら自由にできないといった不便さも出てくる。

もちろん、図や表を主体とした内容のサイズが固定されているドキュメントであればExcelを使うのもアリだとは思う。
しかし、内容が可変的でA4の紙に印刷するような出力先の形や大きさが固定されるような大多数の用途では、やはりWordの方が適切だと考える。

Excelで仕様書を作ってくるような SIer は門前払いしたほうがいい – イトウ アスカ blogのコメント欄より、

入力が「手」ならばたとえ表が多くともWordのほうが作成は楽だと私は思います。

Excelでは印刷してみたら上手く入らなかったとか、セルを結合して体裁を整えるとか、セルの大きさの微調整とか、他のセルの大きさとの整合性から体裁に悩むとか低次元な問題が山積です。

シート分割で管理という考え方もあるでしょうが、私が見てきた現場ではたいていそれが文書上必要でやっているのではなくてExcelを使うがゆえにシートに分割せずには管理できないからというのがホントのところのようです。

ツールはまさしく何を使ってもいいのですが、その「好み」というのが自らの切磋琢磨のなさを所以とする「甘え」から来るものであるのならば糾弾されてしかるべきと私は考えます。

には同意。しかしこれはつまり、Wordが切磋琢磨を必要とする面倒なツールである事を意味するわけで、それはそれでどうなんだろう。もう少し楽に作れてもいいんじゃないかなー、とは思う。

追記

体的にWordでどういう書き方をすれば良いか、という事について少し。

XP以降のWordには「作業ウィンドウ」なる機能がある。(標準では)Wordの右側を埋める枠の事。この機能の一つに「スタイルと書式」がある。Word XP/2003ならばメニューバー「書式」→「スタイルと書式」を押すと表示される。

20081022_word.png

ここには、Word文書中で使われているスタイル・書式の一覧が表示される。文書で使われている論理構造の一覧とも言える。
恐らく、Wordで適当に文書を書く人は、このリストに物凄い量の書式が羅列されているはず。これは、一見同じ表示に見えても微妙に書式の違う文章が混じってしまうため。逆に、Wordを上手く使いこなせている人は、このリストの数がかなり限定的になっているはず(これは、Wordをどの程度使いこなせているかを測る目安でもある)。
ここを使って、似たような箇所に同じスタイル(見出しなら「見出し」にする、等)を適用させていくと、自然と整った文章を作る事ができる。見出しをきちんと設定してやれば、目次の自動生成も容易に行えるようになる。
この「スタイルと書式」作業ウィンドウを常時表示させて、適宜書式を設定して文書を作成するのが、Word文書作成のコツ…というか、正しいスタイルだと思います。

ちなみに、Word 2000では書式ツールバーから同様の操作が行えるけど、XP/2003ほど便利ではない。あと、Word 2007は知らない。

余談だけど、この書式の概念は別にWordに限った事ではなく、その他の文書作成ソフトでも(ただのテキストエディタでもない限り)同様の機能はあるはず。HTMLも然り。これは、文書の構造化という一般的な概念をWordがサポートしていると考えるべき。
なので、単なるWordという1ソフトウェアの使い方などと侮ってかかるべきではない。


Comments (3 件)

Melog より:

Excelは便利だけど、ドキュメント作成にはやっぱりWordを使った方がいいという話

“>Excelを方眼紙代わりに使う日本人、クレイジーと米国人が驚愕 – スラッシュドット・ジャパン このエントリを見て思ったことを少し。 以前、自分もE…

モアイ より:

理論的には正しいかもしれないが、机上の話ですね。
正直、ファイルが頻繁に壊れるWordで仕様書をゴリゴリ書くなんて正気の沙汰ではないです。
原本が他にあって、清書印刷用に使うなら理解できますが‥

海水瓜 より:

うちの会社では実際Wordで仕様書作成していますので、少なくとも机上の空論の話では無いです。
最近のWord(現在は2003使用中)は、バックアップやファイル修復機能といった救済処置があるので、今のところデータが消失したことはありません。…が、たまに壊れる事があるのは確かなので、それを懸念するのは分かります。

ただ、私個人としては(未だ経験したことのないような)ファイル修復すら及ばないレベルの破損を恐れて作業効率を落とすよりも、普段の作業効率を高めるためにWordを使う事を選びます。

どちらを選択するかは、業務に応じて優先度が異なると思いますので、どちらが解ということは無いと思います。

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